HUNDURE 訪客管理系統

HUNDURE訪客管理系統

專案背景

還在使用人工登記管理你的訪客嗎? 不容易區分新員工和訪客嗎? 緊急時無法確定訪客是否還滯留在辦公室嗎? 現在如果你有這些問題,那你需要訪客管理系統!

為什麼需要訪客管理系統?
使用訪客管理系統,能夠帶給訪客正面的印象以及增進前台的工作的效率,並給訪客良好訪問體驗,以及節省會面等待時間。

Hundure訪客管理系統能夠增進訪客管理安全。它提供快速與零失誤的登記與卡片回收的流程來管理你的訪客!! 它的智慧、安全與多面向的登入與登出系統可提升與最佳化你的前台的工作效率。

此系統可由受訪員工事先登錄訪客資訊,也可由訪客自行登錄,簡化人力審核的流程,節省等待時間。亦可落實訪客停留管制,出入控管,避免潛在威脅,降低事故發生的機會。若發生緊急事故,可立即查出未離開的訪客。系統中訪客資料易於保存與查詢,可列印QR Code,亦能輸出統計報表以供管理人員檢視、統計與分析。適用於一般企業、會員中心、大樓、飯店以及會議中心。

訪客管理系統流程

專案設備需求

硬體:

- 設備要能根據訪客拜訪時間表提供訪客進出的門禁控制管理功能。

- 設備能夠讀取QR Code。

軟體:

- 客戶可以設置訪客的門禁權限和時間表,以方便訪客快速進出。

- 此軟體需要能提供由受訪員工事先登錄訪客資訊與預約的功能。

- 此外,該系統還可以事先產生QR Code並將其寄給客戶(即報到QR Code)

系統建置:

功能描述

- 事先預約:受訪員工事先在EVS登錄訪客資訊後,系統會自動寄送電子郵件給員工與訪客。內容包括拜訪日期、會面地點、訪客資料以及報到QR Code. 當訪客抵達時,他只需於前台掃QR Code認證,確認無誤後,列印出訪客QR Code。

- 發行QR Code: 系統收到新的訪客預約資料後,會自動產生報到QR Code。如果訪客是預先登記,它會事先收到有QR Code的電子郵件。如果訪客是現場登記,登記完後才會收到QR Code。

- 記錄查詢:員工可以依訪客拜訪日期,受訪員工編號,部門、訪客名稱以及拜訪目的搜尋訪客記錄。 搜尋結果可以輸出為excel文件。

使用效益

使用訪客管理系統後,產生的效益如下,

- 快速簡便的訪客登錄:透過自動零失誤的訪客登記,有效地管理每個來訪的訪客。 HUNDURE訪客管理系統減少了前台人員的工作量,可節省了大量時間和金錢。

- 安全可靠:系統可記錄所有訪客資料,能夠對訪客進行有效的管理,從而確保工作場所和活動場所的安全。

- 降低訪客資料外洩的風險:由系統取代人工手寫登記,所有訪客資料都會儲存在系統裡,可防止訪客資料被影印或被偷看到。

- 輕鬆替換舊的訪客紙本登記簿:輕鬆替換舊的訪客紙本登記簿:這是更新既有的紙本登記的訪客管理流程的最佳解決方案。

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